ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ БІБЛІОТЕКИ
Діяльність публічної бібліотеки пов'язана із створенням та використанням певних документів. Вони забезпечують взаємозв’язок структурних підрозділів в середині установи, а також ділові контакти із зовнішнім середовищем. Тому вагомого значення набуває організація процесу ділового листування установи.
У діловому листі немає дрібниць. Від того, яку форму шанобливого звертання чи тактовного вибачення буде обрано, якою буде початкова чи завершальна фраза у листі, може залежати не лише втілення ідеї чи задуму, а й великою мірою авторитет установи. Тому знання правил написання і оформлення ділових листів, майстерне використання в них лексичних та граматичних засобів української мови є запорукою успіху у цій царині.
При написанні ділових листів варто дотримуватися правил етикету. Так, починати лист необхідно із звертання, яке є загальноприйнятною формою ввічливості. Найпоширенішими є такі форми звертання:
- Шановний (ім’я та по батькові)!
- Шановний (-а) пане (пані) …!
- Шановні колеги!
- Шановні панове!
- Шановні добродії!
При цьому у середині звертання після слова «Шановні» у жодному разі кома НЕ потрібна.
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку. Якщо вживаються слова ввічливості «пан» чи «пані», то їх також ставлять у кличний відмінок: «Пане Андрію!» чи «Пані Маріє!». Заміна звертання у кличному відмінку формою називного відмінку на кшталт: «Шановна Олена Петрівна!» чи «Шановний голова!» є ненормативною.
Поширеними вступними фразами у ділових листах є посилання на попередні домовленості, лист, телефонну розмову, зустріч чи подію, наприклад:
- Відповідаючи на Ваш лист від (дата) …
- Згідно з умовами співпраці, обумовленими на нашій останній зустрічі …
- Відповідно до Вашого запиту …
- Згідно з нашою домовленістю повідомляємо …
- У відповідь на Ваше звернення …
- Відповідно до угоди про співпрацю, укладеною між нашими установами, …
Щодо прощальної фрази, то у ділових листах найчастіше використовують такі її форми:
- З повагою …
- З повагою і найкращими побажаннями …
- Із вдячністю і пошаною …
- Із щирою повагою (пошаною) …
- Бажаємо успіхів.
При цьому після слова «повагою» кома НЕ ставиться.
Усі листи мають бути підписані уповноваженою особою. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує лист (повної, якщо лист надруковано не на бланку, скороченої – на листі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного ім'я та ПРІЗВИЩА, наприклад:
1) лист на бланку:
Директор підпис Олег ПЕТРЕНКО
2) лист не на бланку:
Директор Публічної бібліотеки
Енської територіальної громади підпис Олег ПЕТРЕНКО
У разі відсутності посадової особи (наприклад, директора), яка має підписати лист, такий лист підписує заступник чи виконувач обов’язків із зазначенням саме їх у листі (а не директора, якого немає), тобто пишуть: «Заступник директора» чи «Виконувач обов’язків» і вказуються саме їхні прізвища (а не директора). Підписувати лист (як і будь-який інший документ) із позначкою «За директора» чи ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади НЕ дозволяється.
Ділові листи публічної бібліотеки (як і будь-яких інших установ) слід друкувати на фірмових бланках, які є своєрідною візитівкою бібліотеки. Це справить добре враження на адресата. Листи не повинні бути занадто довгими. Викладати свої міркування в них слід чітко, лаконічно, по суті, тоді уся запропонована у листі інформація буде доречною і нормально сприйматиметься адресатом. Слід завжди пам’ятати золоте правило ведення ділової документації: ввічливість, коректність, аргументованість.
ОСОБЛИВОСТІ ЕЛЕКТРОННОГО ЛИСТУВАННЯ
Зараз дуже багато ділової кореспонденції відправляється електронною поштою. В електронному листуванні варто дотримуватися тих же правил, що і у паперовому, але все-таки листи, відправлені електронною поштою, мають деякі особливості. Розглянемо їх.
1. Електронні листи читати важче, ніж листи на папері, тому тексти таких листів повинні бути чітко структуровані з використанням абзаців. Між абзацами слід пропускати один рядок, щоб відокремити їх. Якщо в текст листа потрібно включити декілька питань, то кожне питання варто писати з абзацу, які краще пронумерувати. Лист має бути максимально читабельним і візуально «зручним». Переглянувши сумбурний (не структурований) лист, одержувач часто відкладає його на майбутнє для більш докладного аналізу і може про нього просто забути.
2. В електронних листах дещо по-іншому пишуть тему листа. Її формулюють лаконічно, але максимально конкретно. Якщо мова йде про термінове прохання, то зручніше вже у темі позначити дедлайн, наприклад: «Інформація про бібпункти до 30 квітня». Тема електронного листа повинна бути зазначена обов’язково, бо часто керівники установ, які отримують багато листів, просто не відкривають листи без теми, вважаючи їх проявом несерйозності і непрофесійності.
3. Електронній листи, на відміну від паперових, починаються із привітання (залежно від часу написання). Варто пам’ятати, що привітання «Доброго ранку!» пишуть у родовому відмінку, а привітання «Добрий день!» та «Добрий вечір!», зазвичай, вказують у називному відмінку.
4. Для електронних листів часто складається постійна форма підпису, яку додають до кожного листа. Нерідко можна побачити, що у формі підпису на кшталт: «З повагою Олена Петренко» після слова «повагою» ставлять кому. Але це є помилка: кома ні у цьому, ні у інших подібних випадках не ставиться. Найчастіше використовують форми підпису: «З повагою (ім’я, прізвище, посада)» або «З найкращими побажаннями (ім’я, прізвище, посада).
5. Якщо до електронного листа прикріплюється додаток, то треба обов’язково про це зазначити у самому листі, а також коротко викласти у ньому зміст додатку (вкладення). Адресат може просто не помітити додаток без вказівки на нього у листі або ж йому не вдасться його відкрити.
Comments